RGPD

Para el correcto uso de la plataforma y de la Extensión Web conviene recordar aquellos elementos en los que podamos infringir en cualquier caso la RGPD.

En ningún caso desde PlusATS se permite el uso incorrecto de la plataforma y así se recogen en nuestros Términos y condiciones y Política de privacidad publicadas en www.plusats.com

Desde la directivas de la RGPD se establece que siempre que se quieran trata los datos de los candidatos estos han de haber realizado una postura proactiva para con nosotros y haber realizado una autorización previa al tratamiento de sus datos.

Esto como se traduce en las distintas plataformas. Ponemos el caso de las 2 plataformas mas usadas (Infojobs y Linkedin) pero estas directrices aplican a cualquier Portal de empleo, como puede ser TicJob, Infoempleo, Tecnoempleo , Indeed, etc etc.

Infojobs

La RGPD establece que siempre debe existir una actitud proactiva para el tratamiento de los datos, por lo que aquellos candidatos que ya se han inscrito en nuestras ofertas de empleo de Infojobs ya han dado su consentimiento a Infojobs para compartir sus datos y han tomado la actitud proactiva de inscribirse en nuestra petición para que nosotros como empresa que presenta una oferta un empleo tenga en cuenta su candidatura para ese proceso de selección, por lo que en estos caso si existe una actitud proactiva por parte del cliente. Por lo que siempre y cuando gestionemos ese proceso de selección y no compartamos los datos con terceras personas o clientes y realicemos el proceso de selección estamos cumpliendo con la RGDP. 

En el caso del buscador de Cvs aquí no existe la actitud proactiva por parte del candidato por lo que antes de realizar cualquier importación mediante la extensión o darle de alta manualmente al candidato al imprimirnos su CV ( incluso aunque Infojobs nos permita ver sus datos no podemos importarlo a la plataforma),  la forma correcta de proceder es:

  1. Se le envía un correo electrónico o se le hace una  llamada telefónica explicándole el interés en su candidatura para un proceso de selección. En este mismo contacto es IMPORTANTE pedirle autorización expresa de su interés y autorización por parte del candidato de que tratéis sus datos.
  2. Una vez el candidato les haya hecho llegar mediante correo electrónico o algún otro método que se pueda probar (Importante: autorización mediante llamada telefónica no es válida), solo entonces una vez se tenga autorización expresa por parte del candidato se le puede importar con la extensión Web y hay que adjuntarle a los ficheros del candidato la autorización para poder consultarla antes una inspección o requerimiento.
  3. En caso de que estemos gestionando ofertas de empleo para terceros necesitaremos cumplir el punto 2, cuando un candidato se ha inscrito en una oferta de empleo nos da permiso a nosotros para tratar sus datos pero no para compartirlos con terceros, en este caso necesitaremos también autorización expresa por parte del candidato para poder por ejemplo enviarle su CV a un tercero. En estos casos tenemos que tener reflejado claramente que le hemos explicado al candidato y su autorización.

Linkedin

Con Linkedin ocurre exactamente lo mismo que en Infojobs en el caso de que el candidato se haya inscrito a una oferta de empleo nuestra a través del Recruiter de Linkedin podemos gestionar su candidatura siempre que esta sea para nosotros como empresa final.

En cualquier otro caso han de cumplirse los mismo 3 punto explicados para Infojobs anteriormente.

En caso de duda siempre es mejor pedir autorización al candidato y solo luego de haber obtenido esa autorización y que pueda ser demostrable en caso de inspección, importar el candidato mediante la extensión o darle de alta manualmente

En ningún caso PlusATS se hace responsable del uso incorrecto del sistema y sus herramientas en el caso de que el cliente no cumpla con lo establecido en la RGPD cada empresa ha de ser conciente de que manera cumplir con la RGPD.

Ejemplo de correo a para pedir autorización

Esto podría ser un ejemplo del mail de contacto a un candidato encontrado por Infojobs o Linkedin al que queremos pedir autorización ANTES de importarlo con la extensión o darle de alta manualmente.

Buenos días [Candidato].

Soy [Nombre Técnico de Selección] y te contacto desde el departamento de RRHH de [MIEMPRESA].

Actualmente estamos buscando un “Jinete de Circo” para…. (Datos de la petición e información del proceso de selección)

Debido a la actual RGPD necesito que por favor me autorices a incluirte en nuestra base de datos para gestionar el proceso de selección que te he comentado o futuros proyectos que pudiesen resultar de tu interés para con nosotros.

Quedo a la espera de tu respuesta. Cualquier duda que puedas tener estaré encantado de intentar resolverla.

Muchas gracias por tu tiempo.

Un saludo,

Si el proceso de selección es para un tercero hay que incluir esa información en la solicitud de autorización y que al candidato en todo momento sepa donde ejercer sus derechos.

Solo si el candidato nos da autorización expresa podríamos importarlo y adjuntar a sus ficheros los correos para justificar la autorización por parte del candidato.

Correos Automáticos.

PlusATS para facilitar el correcto cumplimiento del RGPD ofrece el envío de mails automatizados cada vez que se realiza la importación de un candidato o contacto mediante Infojobs o Linkedin.

Una vez el candidato se importe a la plataforma (previa autorización implícita o explicita), debiéramos informar al candidato de como ejercer sus derechos en caso de que no quiera continuar con nosotros en el proceso de selección o simplemente que nos pida borrar toda la información que tengamos sobre él.

Para activar el envío de correo automáticos debéis ir a: Configuración -> Correo

Rellenar todos los datos relativos a vuestro servidor de correos y seleccionar la opción Enviar email a los candidatos importados con la extensión

Pestaña de configuración de Correos

La plantilla que se envía se puede configurar en Plantillas de correo.

Actualmente la plantilla Inscripción API ya tiene un correo base sobre el que pueden agregar o modificar la plantilla para adaptarla a las necesidades de su empresa. De esta manera en cuanto se realice la importación de los datos de un candidato del que ya tenemos autorización, se le enviará un correo electrónico informándole del proceso de selección y la forma de ejercer sus derechos para con la RGPD.